Jak w 2022 r. wysłać do KRS elektronicznie podpisane sprawozdanie finansowe NGO z działalnością gospodarczą?

Organizacja pozarządowa z działalnością gospodarczą ma obowiązek sporządzenia, zatwierdzenia i przesłania do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) sprawozdania finansowego za miniony rok obrotowy. O sporządzaniu i podpisywaniu pisaliśmy już wcześniej. Dziś dalszy ciąg instrukcji. Tłumaczymy, jak zatwierdzić i jak ELEKTRONICZNIE ZŁOŻYĆ sprawozdanie finansowe do KRS.
Organizacja pozarządowa z działalnością gospodarczą wysyła sprawozdanie finansowe WYŁĄCZNIE do KRS.
Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej jest sporządzane zgodnie z załącznikiem numer 6 do ustawy o rachunkowości.
Od tego roku możliwe są dwa sposoby podpisania sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej:

  • sposób pierwszy – sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu.
  • (tak samo jak w latach ubiegłych – stary sposób)
  • sposób drugi – sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz jedna osoba z zarządu. Pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu składają oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.
  • (nowy sposób – będziemy go stosować po raz pierwszy w 2022 r.)
    Wcześniej o nowym sposobie podpisywania sprawozdań pisaliśmy m.in. w informacji: Sprawozdania finansowe NGO. Co wiemy na początku lutego 2022 roku. Od strony technicznej, wykorzystanie każdego ze sposobów podpisywania sprawozdania opisaliśmy w INSTRUKCJI koncentrującej się na sporządzaniu i podpisywaniu sprawozdania – zobacz: Jak przygotować i podpisać sprawozdanie finansowe NGO z działalnością gospodarczą w 2022 r. [instrukcja].
    Terminy sporządzania, podpisywania, zatwierdzania i wysyłania sprawozdań w 2022 roku są przesunięte (zob: Terminy sprawozdawcze przesunięte! Opublikowano rozporządzenie). Poniżej podajemy standardowe i przesunięte w 2022 roku terminy dotyczące sprawozdania finansowego NGO.
    standardowy termin sporządzenia (i podpisania) sprawozdania finansowego – 31 marca
    przesunięty termin sporządzenia sprawozdania finansowego w 2022 roku – 30 czerwca 2022 roku
    standardowy termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego – 30 czerwca
    przesunięty termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego w 2022 roku – 30 września 2022 roku
    standardowy termin wysłania sprawozdania finansowego (15 dni od zatwierdzenia sprawozdania) – najpóźniej do 15 lipca
    przesunięty termin wysłania sprawozdania finansowego w 2022 roku – najpóźniej do 15 października 2022 roku (ponieważ 15.10 to sobota, ostateczny termin wypada 17 października)
    O sporządzaniu i podpisywaniu sprawozdania pisaliśmy w marcu – zobacz: Jak przygotować i podpisać sprawozdanie finansowe NGO z działalnością gospodarczą w 2022 r. [instrukcja].
    Teraz tłumaczymy jak zatwierdzić i jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS. Zaczynamy tu od kroku 4 (wcześniejsze kroki zostały opisane szczegółowo we wskazanej powyżej instrukcji.
    Krok 4 – Zatwierdź sprawozdanie finansowe NGO
    Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania dla organizacji, których rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, mija 30 czerwca (po przesunięciu terminów w 2022 r. – 30 września).
    Sprawozdanie zatwierdza w przypadku stowarzyszenia, klubu sportowego, ochotniczej straży pożarnej – najczęściej walne zebranie członków. W przypadku fundacji – rada fundacji albo zarząd.
    Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu. Jest ona podpisywana przez osoby z organu zatwierdzającego (np. przewodniczącego i protokolanta zebrania). Uchwała może być wersji papierowej – wtedy są to podpisy osobiste na papierze, bądź w wersji elektronicznej – wtedy podpis elektroniczny.
    Podpisaną uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania warto zapisać w folderze, gdzie jest przechowywane elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe (taki folder w komputerze rekomendowaliśmy stworzyć w instrukcji o podpisywaniu sprawozdania). Jeśli uchwała jest w wersji papierowej trzeba ją najpierw zeskanować albo zrobić zdjęcie i dopiero zapisać.
    Krok 5 – wyślij sprawozdanie i uchwałę do KRS
    Elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe oraz uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania (skan/zdjęcie wersji papierowej lub wersję elektroniczną) trzeba przekazać (przesłać) do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
    Termin na przesłanie sprawozdania to 15 dni od daty zatwierdzenia. To oznacza, że jeśli sprawozdanie zostanie zatwierdzone np. 20 czerwca to termin na wysłanie (15 dni) liczy się od tego dnia i mija on 5 lipca. Za przekazanie sprawozdania finansowego do KRS odpowiedzialny jest zarząd. Warto umówić się wcześniej w gronie zarządu kto to zrobi. Uwaga! Dane osoby, którą wybierzecie muszą widnieć w KRS (w składzie zarządu).
    Jeśli wybraliśmy pierwszy sposób podpisywania to najlepiej by był to członek zarządu, który ostatni podpisywał sprawozdanie finansowe i ma ostateczny plik ze wszystkimi podpisami.
    Jeśli wybraliśmy drugi sposób podpisywania to oczywiście przesyła to członek zarządu, którego wybraliśmy do podpisywania sprawozdania w naszym imieniu.
    Jesteś wybraną z zarządu osobą do wysłania sprawozdania, twoje dane są w KRS, wejdź na stronę https://ekrs.ms.gov.pl
  • jeśli masz już założone konto, to wybierz – „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i zaloguj się do systemu.
  • jeśli nie masz jeszcze konta, to musisz je najpierw założyć na stronie na stronie https://ekrs.ms.gov.pl – zakładka „S-24 – rejestracja spółki, inne wnioski”, polecenie „Utwórz konto” w lewym, dolnym rogu.
    Konto autoryzujesz podpisem kwalifikowanym lub profilem (podpisem) zaufanym ePUAP.
    Właścicielem konta jest Ty (osoba), a nie organizacja.
    Po założeniu konta wróć na stronę główną https://ekrs.ms.gov.pl, wybierz „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i zaloguj się do systemu. Po zalogowaniu wybierz i kliknij w przycisk „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”. Następnie wybierz przycisk „dodaj zgłoszenie”. Przekieruje Cię do wyszukiwania, w okienku wpisz numer KRS i wyszukaj swoją organizację. Kliknij przycisk „dalej”, twój kolejny krok to podanie informacji czego dotyczy twoje zgłoszenie. Podaj roboczą nazwę zgłoszenia – to nazwa dla Ciebie. Podaj okres za jaki składane są dokumenty czyli daty początku i końca roku obrotowego Twojej organizacji. Wybierz rodzaj zgłoszenia. Kliknij przycisk „dodaj dokument”. Pojawi się nowe okno, w którym uzupełniasz informacje. Załączając sprawozdanie w strukturze logicznej podajesz „datę sporządzenia sprawozdania finansowego” po czym dołączasz sprawozdanie finansowe. System „czyta” strukturę logiczną załączanego sprawozdania finansowego i „widzi” czy wpisana przez nas data i data „zaszyta” w sprawozdaniu się zgadzają. Jeśli nie to informuje o błędzie. Zanim dodasz dokument (sprawozdanie – jak opisano w kroku powyżej) sprawdź czy masz u siebie (na dysku komputera, w mailu, na pendrive) sprawozdanie finansowe sporządzone elektronicznie w strukturze logicznej i elektronicznie podpisane zgodnie z wybranym przez Was sposobem. Podpisy można sprawdzić wchodząc na stronę https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNERotwiera się w nowej karcie, wybierając możliwość elektronicznego podpisania dokumentu i korzystając z opcji sprawdzenia dokumentu. Kliknij „zapisz”, po czym ponownie przekieruje Cię do ekranu z przyciskiem „dodaj dokument” po to by dodać uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe (skan, zdjęcie albo elektroniczną wersję uchwały). Uzupełnij informacje podając datę sporządzenia uchwały o zatwierdzeniu – pamiętaj masz 15 dni do daty zatwierdzenia za złożenie dokumentów do KRS. Kliknij „zapisz”. Na ekranie pojawi Ci się informacja o zapisanych dokumentach. Kliknij „dalej”. Zostaniesz przeniesiony do nowego ekranu z oświadczeniami. Jako osoba wysyłająca sprawozdanie składasz oświadczenie czy dołączone przez Ciebie plik sprawozdania jest podpisany przez wszystkie wymagane osoby.
    Zaznacz:
    TAK jeśli: „oryginał dokumentu został podpisany przez kierownika jednostki w rozumieniu art. 3 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe”.
    NIE jeśli: dokument nie posiada wszystkich wymaganych podpisów. Otworzy się pole, w którym możesz dodać dodatkowe dokumenty np. oświadczenia osób, że sprawozdanie spełnia wymogi przewidziane w ustawie, jeśli wybraliście drugi sposób podpisywania.
    Po kliknięciu „dalej” dochodzisz do ostatniego kroku przez wysłaniem sprawozdania. Musisz zapisać i zweryfikować sprawozdanie. Najpierw kliknij „zapisz”, a potem „weryfikuj”. Po weryfikacji wybierz siebie, jako osobę, która będzie wysyłała sprawozdanie do „repozytorium plików DF”.
    Osoba podpisująca zgłoszenie musi być uprawniona do reprezentacji i być ujawniona/wpisana do KRS wraz ze swoim numerem PESEL. System podaje tabelę z nazwiskami oraz PESELAMI osób uprawnionych do reprezentowania organizacji. Osoba składająca zgłoszenie zaznacza informację, kto ma je podpisać. System daje możliwość, aby jedna osoba zamieściła sprawozdanie, a inna podpisała i wysłała jego zgłoszenie.
    Na zakończenie trzeba podpisać elektronicznie (podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP) i wysłać zgłoszenie – „wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”.
    Po kliknięciu „wybierz” system przekieruje Cię na podpisanie (podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym ePUAP), po podpisaniu kliknij „wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”.
    Po wykonaniu tych wszystkich czynności otrzymujemy mailem (jako osobne wiadomości): informację o rejestracji zgłoszenia wraz z jego identyfikatorem, informację o zamieszczeniu w dziale III rejestru przedsiębiorców KRS wzmianki o złożeniu dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych oraz informację o zapisaniu tych dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Źródło: inf. własna poradnik.ngo.plsprawozdania

https://publicystyka.ngo.pl/jak-w-2022-r-wyslac-do-krs-elektronicznie-podpisane-sprawozdanie-finansowe-ngo-z-dzialalnoscia-gospodarcza-instrukcja

Dodaj komentarz