Przypominamy o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Jesteście pracodawcami (ale też „tylko” takimi, którzy zatrudniają w ramach umów-zleceń)? Realizujecie obowiązki związane z PPK? W tym i kolejnym miesiącu tych obowiązków będzie więcej.
Dwa lata temu wszystkie organizacje pozarządowe zatrudniające pracowników lub zleceniobiorców, za których odprowadzają obowiązkowe składki emerytalne i rentowe – bo taka jest definicja „osoby zatrudnionej” w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych (PPK) – musiały wdrożyć u siebie Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK).
O tym, jakie obowiązki ciążą na organizacjach i w jaki sposób należy je wypełnić pisaliśmy wielokrotnie, zarówno w okresie poprzedzającym ostateczny termin wdrożenia PPK, jak i po roku funkcjonowania Programu (zobacz informacje z kategorii: PPK Pracownicze Plany Kapitałowe). Zakładamy zatem, że wszystkie organizacje mające obowiązek wdrożenia PPK już to zrobiły i na bieżąco realizują związane z tym zadania wobec „osób zatrudnionych”. To jednak nie koniec obowiązków NGO. Kolejne wiążą się z cyklicznym – na szczęście odbywającym się tylko raz na cztery lata – autozapisem do PPK osób, które się z niego wypisały. Co zatem trzeba wiedzieć o związanych z autozapisem obowiązkach organizacji?
Czym jest autozapis
Pomysłodawcom pracowniczych planów kapitałowych tak bardzo zależy na możliwie masowym udziale w PPK, że w ustawie zawarli liczne rozwiązania bezpośrednio lub pośrednio wspierające powszechne uczestnictwo w programie „osób zatrudnionych”. Służyć temu ma automatyczne zapisanie do programu każdej „osoby zatrudnionej”, która nie ukończyła 55 roku życia, zakaz prowadzenia działań zmierzających do zniechęcania „osób zatrudnionych” do udziału w PPK, formułowanie informacji jaka ma być przedstawiana wszystkim uprawnionym do udziału, czy wreszcie wysokie kary dla organizacji i osób działających w ich imieniu.
Rozwiązaniem wspierającym powszechne uczestnictwo w programie jest też ponawiany co cztery lata ponowny autozapis do PPK każdej „osoby zatrudnionej”, która w danym momencie nie przekroczyła 55 roku życia, nawet jeśli osoba ta wcześniej złożyła poprawne oświadczenie o wystąpieniu z PPK i nie zmieniła na ten temat zdania.
Kogo dotyczy autozapis
Co 4 lata pracodawca jest zobowiązany ponowić autozapis do PPK każdej osoby, która podlega automatycznemu zapisowi do programu – czyli każdej „osoby zatrudnionej” w wieku 18-55 lat. Oczywiście jeśli osoba ta wcześniej nie złożyła oświadczenia o wystąpieniu z PPK, nic się dla niej nie zmienia – pracodawca kontynuuje naliczanie i odprowadzanie za nią składek tak jak dotychczas. Autozapis – jak sama nazwa wskazuje – dotyczy bowiem osób aktualnie nie zapisanych, czyli takich, które wcześniej były automatycznie zapisane, ale się wypisały. I tylko tych, które na dzień ponownego autozapisu nie mają ukończonego 55 roku życia.
Mogą to być zarówno osoby, które złożyły oświadczenie o wypisaniu z PPK przed podpisaniem umowy o prowadzenie dla nich PPK (takie osoby zostaną ponownie do PPK zapisane i pracodawca będzie musiał w ich imieniu podpisać taką umowę), jak i osoby, w imieniu których pracodawca już wcześniej podpisał umowę o prowadzenie PPK, ale na ich późniejszy wniosek zaprzestał dokonywania wpłat (za takie osoby będzie musiał wznowić dokonywanie wpłat). Oczywiście pod warunkiem, że osoby te nie skorzystają z możliwości wystąpienia z PPK, składając (PONOWNIE) podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji.
Podsumowując
W przypadku osób, które do 1 kwietnia 2023 nie ukończą 55 roku życia, pracodawca dokona ich ponownego zapisania do PPK (jeśli nie podpisał w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK, bo wcześniej złożyły deklarację o rezygnacji) lub wznowi naliczanie, pobieranie i odprowadzanie składek (w przypadku osób, w imieniu których już wcześniej podpisał umowę o prowadzenie PPK, ale następnie zaprzestał dokonywania wpłat, na podstawie złożonej przez pracownika deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat).
W przypadku osób, które przed 1 kwietnia 2023 ukończą 55 rok życia, ale nie osiągną jeszcze wieku 70 lat, pracodawca może ich zapisać (lub wznowić odprowadzanie składek), ale tylko na ich wniosek.
W przypadku osób, które przed 1 kwietnia 2023 ukończą 70 lat, pracodawca nie może ich zapisać nawet, jeśli same by tego chciały.
Obowiązki pracodawcy
Niezależnie od tego, kiedy podmiot zatrudniający miał obowiązek wdrożyć PPK, ani od tego czy i kiedy podpisał umowy o prowadzenie PPK w imieniu poszczególnych „osób zatrudnionych”, terminy związane z ponownym autozapisem są dla każdego podmiotu takie same.
Lutowy obowiązek wobec osób PODLEGAJĄCYCH autozapisowi
Do 28 lutego 2023 (włącznie) podmiot zatrudniający musi poinformować każdą „osobę zatrudnioną” podlegającą autozapisowi, że od 1 marca 2023 rozpocznie/wznowi naliczanie, pobieranie i odprowadzanie składek na PPK. Tego dnia traci bowiem ważność złożone wcześniej oświadczenie o wystąpieniu z PPK.
Ustawodawca nie określa sposobu, w jaki taki obowiązek informacyjny należy spełnić, trzeba jednak pamiętać, że pracodawca powinien móc udowodnić, że się z niego wywiązał wobec wszystkich osób zatrudnionych, których ponowny autozapis dotyczy. Najlepiej zatem zastosować formę pisemną takiej informacji i zadbać o potwierdzenie podpisem przez osoby zatrudnione, że się z informacją zapoznały. Jeśli nie jest to możliwe, informacja może być oczywiście przekazana w innej formie, na przykład mailowo, ale tu również warto zadbać o zwrotną informację od odbiorcy, że się z nią zapoznał.
Wzór klauzuli informacyjnej dotyczącej autozapisu oraz inne wzory dokumentów znajdują się na stronie https://www.mojeppk.pl/pliki-do-pobrania.htmlotwiera się w nowej karcie
Lutowy obowiązek OSÓB niepodlegających autozapisowi, a chcących oszczędzać w PPK
Ostatni dzień lutego to termin, w którym osoby niepodlegające autozapisowi (czyli takie, które 1 kwietnia 2023 roku będą mieć ukończony 55 rok życia), ale chcące przystąpić do PPK lub wznowić opłacanie składek muszą złożyć pracodawcy wniosek o podpisanie w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK (dla osób, dla których takiej umowy jeszcze nie zawarto) lub o wznowienie opłacania składek (dla pozostałych osób).
W marcu 2023 podmiot zatrudniający:
- Przyjmuje od „osób zatrudnionych” podlegających autozapisowi, ale niezamierzających korzystać z tej formy oszczędzania, deklaracje o wystąpieniu z PPK lub rezygnacji z dokonywania wpłat (uwaga: wszystkie deklaracje muszą być składane na właściwym wzorze i mieć formę pisemną).
- Podpisuje umowy o prowadzenie PPK w imieniu „osób zatrudnionych”, które nie złożyły deklaracji o wystąpieniu z PPK (osoby, które 1 kwietnia 2023 nie będą mieć ukończonego 55 roku życia) lub złożyły wniosek o przystąpienie do PPK (osoby, które 1 kwietnia będą mieć ukończony 55 rok życia, ale nieukończony 70 rok życia).
- Nalicza i pobiera należne składki od wynagrodzeń osób, które w wyniku autozapisu stały się uczestnikami PPK,
Do 17 kwietnia 2023:
- Przekazuje naliczone i pobrane w marcu składki „osób zatrudnionych” do instytucji finansowej, z którą ma podpisaną umowę o zarządzanie PPK.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
https://publicystyka.ngo.pl/ppk-w-lutym-i-marcu-2023-r-co-powinny-zrobic-organizacje-pozarzadowe
