Dzień: 2022-01-25

1 lipca 2021 roku nastąpiła elektronizacja Krajowego Rejestru Sądowego. Z założenia oznacza to szybszy KRS. Organizacje społeczne mogą korzystać z nowych możliwości, a te, które mają zarejestrowaną działalność gospodarczą – muszą. Jednym i drugim przyda się wyjaśnienie, jak postępować ze składanymi w elektronicznym postępowaniu ZAŁĄCZNIKAMI, a także jak podpisywać wnioski. W komunikacji z KRS-em posługujemy się formularzami wniosków – w przypadku kontaktów elektronicznych (przez Portal Rejestrów Sądowych – formularzem elektronicznym. Składając wnioski, jesteśmy też zobowiązani do przedstawiania załączników. W jakiej formie je sporządzamy i jak je podpisujemy, kiedy zdecydowaliśmy się na kontakt elektroniczny? Wyjaśniamy na przykładzie organizacji zgłaszającej zmiany. Samo zgłaszanie zmian do KRS przez Portal Rejestrów Sądowych nie wprowadziło zmiany w zakresie tego, kto ma dokumenty podpisywać. Jest tylko inna forma dokumentów (elektroniczna), a co za tym idzie – co do zasady również elektroniczna forma podpisywania tychże dokumentów. W kwestii podpisywania dokumentów do KRS, mamy do czynienia z podpisywaniem wniosków do KRS (np. KRS-Z20 i KR-ZK) oraz z podpisywaniem załączników do wniosku (tak jak do tej pory). W przypadku stowarzyszenia takimi załącznikami będą np. protokół z walnego zebrania czy uchwały walnego lub też uchwały zarządu (uchwały organu podejmującego decyzję). Organizacje, które już zgłosiły prowadzenie działalności gospodarczej (są wpisane do rejestru przedsiębiorców) lub takie, które zamierzają dokonać wpisu do rejestru przedsiębiorców mają obowiązek zgłaszania wniosków w formie elektronicznej, za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych(PRS). Natomiast pozostałe organizacje, które nie są wpisane do rejestru przedsiębiorców (i nie zgłaszają wniosku o rejestrację działalności gospodarczej) mają wybór – mogą zgłaszać wnioski do KRS tak jak dotychczas, w formie papierowej, ale mogą też skorzystać z drogi elektronicznej.
Kiedy decydujemy się na elektroniczny kontakt z KRS, nie wystarczy samo elektroniczne sporządzenie wniosków do rejestru. Nadal potrzebne są załączniki, gdyż jedną z podstawowych zasad postępowania rejestrowego jest to, że wszelkie zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym mogą być dokonywane jedynie po weryfikacji przez sąd formy i treści dokumentów dołączonych do wniosku.
Załączniki składane do wniosków to dokumenty potwierdzające prawidłowość zgłaszanych zmian – odzwierciedlają co się wydarzyło – jakie zdarzenia miały miejsce, kto i jakie decyzje podjął. Nie zmieniły się reguły dotyczące tego, kto dokumenty podpisuje. Wobec tego, np. uchwały zarządu muszą być podpisane przez członków zarządu, a uchwały rady fundacji – przez członków rady fundacji (zgodnie ze sposobem przyjętym w danej organizacji).
W kwestii dokumentów wytwarzanych przez walne zebranie członków stowarzyszenia (protokół z zebrania walnego i uchwały walnego) podpisywane są one również (bez zmian) zgodnie z przyjętym w danej organizacji sposobem – najczęściej robią to wybrani na początku zebrania: protokolant i przewodniczący walnego zebrania (tak jak do tej pory).
Ogólna zasada jest taka, że do KRS należy złożyć oryginalne dokumenty lub notarialnie poświadczone za zgodność z oryginałem odpisy tych dokumentów.
Skupmy się na dokumentach, które nie będą poświadczane przez notariusza. Możliwe są dwie opcje: oryginalne dokumenty mają postać elektroniczną lub oryginalne dokumenty mają formę papierową.
Osoby, które będą konkretne załączniki podpisywały muszą dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym (płatnym), podpisem zaufanym (ePUAP – bezpłatny) lub podpisem osobistym (jest możliwy tylko przy e-dowodzie). Najbardziej dostępny dla NGO-sów (tzn. osób, które w organizacjach podpisują dokumenty) jest bezpłatny podpis ePUAP.
Jeśli oryginalne dokumenty (protokół, uchwały) będą w całości sporządzane w formie elektronicznej – czyli dokument będzie miał np. formę pliku Word lub PDF – to do podpisu dokumentów można wykorzystać profil zaufany ePUAP (co oznacza, że „mechanizm” podpisywania dokumentów wygląda tak samo, jak np. w przypadku sprawozdania finansowego).
Więcej informacji na temat podpisywania dokumentów za pomocą profilu zaufanego e-PUAP oraz link do „podpisywarki” dokumentów za pomocą profilu zaufanego e-PUAP można znaleźć tu – https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/podpisz-dowolny-dokument-wykorzystaj-do-tego-profil-zaufany. Oryginalne dokumenty (załączniki) mają formę papierową
Nie zawsze jest możliwość sporządzenia i podpisania dokumentów (załączników) w formie elektronicznej. Jak wtedy złożyć wniosek elektronicznie (za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych), kiedy osoby, które będą podpisywać załączniki (uchwały, protokół), nie dysponują podpisami elektronicznymi?
W takiej sytuacji oryginały dokumentów mają formę papierową i podpisywane są odręcznie. Ale do zgłoszenia dokumentów przez system PRS należy je „przekształcić” na formę elektroniczną – zrobić ich skany. Przez system wysyła się skany, ale jeśli oryginały dokumentów mają postać papierową, to te oryginalne, podpisane odręcznie papierowe dokumenty, należy wysłać do właściwego wydziału KRS, w terminie 3 dni od (elektronicznego) wysłania wniosku.
Formularze kierowane do KRS muszą być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu (zgodnie z zasadami wynikającymi ze statutu, które są też uwidocznione we wpisach do KRS). Jeśli więc do reprezentowania podmiotu uprawniona jest jedna osoba z zarządu, to wystarczy, że wniosek podpisze jeden członek zarządu. Jeśli jednak nie ma możliwości jednoosobowej reprezentacji, to wnioski muszą być podpisane przez tyle osób, ile wynika z zapisów statutu i zgłoszenia do KRS.
Aby podpisać wniosek (jak również go przygotować) należy uprzednio założyć sobie konto na PRS. Instrukcję nt. utworzenia konta na PRS można znaleźć tu – https://prs.ms.gov.pl/krs-pomoc/instrukcje
W przypadku reprezentacji wieloosobowej, wszystkie podpisujące się osoby muszą mieć założone konto na PRS. Jeśli wniosek przygotowuje jedna z osób, która jest uprawniona do reprezentacji, to po zalogowaniu się i wypełnieniu wniosku przechodzi do zakładki „podpisanie wniosku”. Otwiera się okno, w którym po kliknięciu „podpisz”, przechodzi się do podpisywania wniosku elektronicznie, zgodnie z wybranym przez siebie sposobem. Po podpisaniu przez siebie, osoba klika w drugie pole „udostępnij do podpisania”. Otwiera się nowe okno, w którym podawane są dane osoby, która także ma podpisać wniosek: imię i nazwisko oraz identyfikator konta. To oznacza, że wszystkie osoby podpisujące wniosek muszą się wcześniej porozumieć i osoba przygotowująca wniosek, musi podać nie tylko imię i nazwisko, ale też identyfikator konta drugiej osoby – która również będzie wniosek podpisywać. Identyfikator konta – to numer przypisany do każdego zarejestrowanego konta. Można go znaleźć w ustawieniach, po kliknięciu na imię i nazwisko użytkownika (co oznacza, że ta „druga” podpisująca osoba, musi podać swój identyfikator osobie sporządzającej wniosek). Po kliknięciu „zapisz” osoba, która ma podpisać (chodzi o drugą lub kolejną osobę – nie o tą, która jako pierwsza zainicjowała cały proces podpisywania) znajdzie wniosek w części „Wnioski i pisma w podpisie” / „oczekujące na podpis”. Osoba ta, może podpisać, zobaczyć wniosek albo zrezygnować z podpisu (np. jeśli pomyłkowo dostanie jakieś wniosek) . Warto wiedzieć, że osoba udostępniająca wniosek do podpisu „widzi” czy ktoś, kto miał podpisać, już to zrobił – w części „Wnioski i pisma w podpisie” / „przekazane do podpisu”.
Sam system PRS ruszył w lipcu 2021 roku, wszyscy się go jeszcze uczymy, nadal pojawią się wątpliwości. Np. jaką formę ma mieć lista obecności na walnym zebraniu członków? Czy jest możliwa forma elektroniczna? W przypadku małej liczby członków można sobie wyobrazić, że lista obecności zostanie przez wszystkich podpisana elektronicznie, np. za pomocą profilu zaufanego ePUAP. Jednak nie zawsze jest to możliwe. Co wtedy? W przypadku walnych, które odbywają się on-line, praktyką jest, że listę obecności na spotkaniu sporządzają i podpisują przewodniczący i protokolant zebrania.
Czy taki sposób sporządzania i podpisywania listy jest możliwy w przypadku zebrań stacjonarnych? Jeden, pewny sposób, to sporządzenie oryginalnej papierowej wersji listy obecności, na której wszyscy uczestnicy zebrania odręcznie się podpiszą. To oznacza, że trzeba będzie dokument zeskanować, a po wysłaniu wniosku (wraz ze skanem listy obecności), w ciągu 3 dni wysłać oryginalną, papierową wersję do KRS. Inny sposób (bardziej ryzykowny, nie ma jeszcze praktyki, więc nie wiadomo jak KRS będą do tego podchodziły) – można też spróbować w protokole z zebrania napisać, że całość dokumentacji ze względu na elektroniczny sposób wysyłania zgłoszenia do KRS ma postać elektroniczną, co za tym idzie lista – oryginał listy obecności – z powodów technicznych jest podpisywany podpisami elektronicznymi przez przewodniczącego i protokolanta, natomiast pomocniczo sporządza się również listę obecności w formie papierowej, którą podpiszą wszyscy uczestnicy zebrania i dokument ten będzie przechowywany w siedzibie stowarzyszania.
Zródło: inf. własna poradnik.ngo.pl

https://publicystyka.ngo.pl/elektroniczny-krs-forma-i-podpisywanie-zalacznikow-i-wnioskow

Działając na podstawie art. 11 ust. 1 i 2 oraz art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2020 poz. 1057 ze zm.), uchwały Nr XLIII/743/2021 Rady Miasta Gorzowa Wielkopolskiego z dnia 04 listopada 2021 r. w sprawie uchwalenia Programu Współpracy Miasta Gorzowa Wielkopolskiego z organizacjami pozarządowymi na rok 2021 (Dz. Urz. Woj. Lubuskiego z 2021 r., poz. 2245), art. 32 ust 6 oraz art. 39 ust. 4 Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo Oświatowe (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1082 ze zm.).

Prezydent Miasta Gorzowa Wielkopolskiego ogłasza w dniu 21 stycznia 2022 r. otwarty konkurs ofert na realizację zadań z zakresu art. 4 ust.1 pkt 7 i pkt 14 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1057 ze zm.)Rodzaj zadania: powierzenie realizacji zadania w zakresie dowożenia uprawnionych uczniów niepełnosprawnych zamieszkałych na terenie Miasta Gorzowa Wielkopolskiego do Ośrodka Rehabilitacyjno- Edukacyjno-Wychowawczego ul. Walczaka 1a, celem realizacji obowiązku szkolnego i obowiązku nauki w 2022 roku.
II. Wysokość środków publicznych przeznaczonych w roku 2022 na realizację ww. zadań:
Na realizację wyżej wymienionego zadania w roku 2022 planuje się przeznaczyć kwotę 78 000 zł.
Kwota może ulec zmianie w przypadku stwierdzenia, że zadanie można zrealizować mniejszym kosztem lub zaistnieje konieczność zmiany budżetu w części przeznaczonej na realizację zadania z przyczyn trudnych do przewidzenia w dniu ogłoszenia konkursu.
III. Zasady przyznawania dotacji – zlecenia wykonania zadania
Zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje z zastosowaniem przepisów art. 16 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Wysokość dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku oferentowi przysługuje prawo negocjacji zmniejszenia zakresu rzeczowego lub rezygnacji z jego realizacji.
Prezydent Miasta Gorzowa Wielkopolskiego może odmówić podmiotowi wyłonionemu w konkursie przyznania dotacji i podpisania umowy w przypadku, gdy okaże się, że podmiot lub jego reprezentanci utracą zdolność do czynności prawnych lub zostaną ujawnione nieznane wcześniej okoliczności podważające wiarygodność merytoryczną lub finansową oferenta.
Szczegółowe i ostateczne warunki realizacji, finansowania i rozliczania zadania reguluje umowa zawarta pomiędzy oferentem a Miastem Gorzów Wielkopolski.
IV. Termin i warunki realizacji zadania
Zadanie winno być zrealizowane w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2022 roku z zastrzeżeniem, iż szczegółowe terminy wykonania zadania określone zostaną w umowie.
Warunki realizacji zadania:
1) Uczeń dowożony w trakcie pojedynczego dowozu w pojeździe nie powinien przebywać dłużej niż 0,5 godziny,
2) Uczniowi należy zapewnić wsparcie w drodze z mieszkania do pojazdu, w tym między innymi pomoc w sprowadzaniu wózków po schodach w budynkach mieszkalnych,
3) Opiekun i kierowca winni wykazać się minimum 3.letnim doświadczeniem w bezpośredniej pracy z osobami z głęboką niepełnosprawnością intelektualną i niepełnosprawnościami sprzężonymi,
4) Opiekun i kierowca winni posiadać udokumentowany kurs pierwszej pomocy przedmedycznej,
5) Dowóz może odbywać się wyłącznie środkiem transportu przystosowanym do przewozu osób niepełnosprawnych, w tym wózków inwalidzkich,
6) Zadanie winno być zrealizowane z najwyższą starannością zgodnie z zawartą umową oraz obowiązującymi standardami i przepisami w zakresie opisanym w ofercie.
V. Warunki i termin składania ofert
W konkursie mogą brać udział podmioty określone w art. 11 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, których cele statutowe obejmują działalność na rzecz osób niepełnosprawnych.
Podmioty uprawnione do udziału w postępowaniu konkursowym składają pisemne oferty realizacji zadania wg wzoru określonego w Rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. 2018 poz.2057).
Do oferty należy dołączyć:
1) kopię aktualnego odpisu z rejestru lub wyciąg z ewidencji (w przypadku KRS nie ma tego obowiązku, jedynie zaleca się jego załączenie) lub innego dokumentu potwierdzającego status prawny oferenta,
2) dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta – w przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji podmiotu niż wynikający z KRS lub innego właściwego rejestru,
3) dokumenty potwierdzające minimum 3. letnie doświadczenie w bezpośredniej pracy z osobami z głęboką niepełnosprawnością intelektualną i niepełnosprawnościami sprzężonymi,
4) dokument potwierdzający posiadanie przez kierowcę i opiekuna kursu pierwszej pomocy przedmedycznej.

1. Oferty należy składać w Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta Gorzowa Wielkopolskiego, ul. Sikorskiego 4, 66-400 Gorzów Wielkopolski, w kopertach osobiście lub drogą pocztową w terminie do 11 lutego 2022 r. do godz. 14:00 (decyduje data wpływu).
2. Druk oferty realizacji zadania można pobrać ze strony internetowej www.bip.wrota.lubuskie.pl/umgorzow/ – zakładka „Organizacje pozarządowe”/ „Ogłoszenia o otwartych konkursach ofert”.
3. Oferta i wyżej wymienione załączniki powinny być podpisane przez osoby wskazane w Krajowym Rejestrze Sądowym lub innym równoważnym dokumencie, posiadające na dzień składania oferty prawo reprezentacji oferenta.
4. Dokumenty winny być podpisane w sposób umożliwiający identyfikację osoby podpisującej (np. czytelny podpis lub parafka wraz z imienną pieczątką osoby podpisującej).
5. W przypadku składania kopii dokumentów powinny być one potwierdzone za zgodność z oryginałem przez jedną z osób mających prawo do reprezentacji oferenta, na pierwszej stronie dokumentu z zastosowaniem formuły: „Za zgodność z oryginałem strony od … do …”, bądź na każdej ze stron.
6. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa oferta oraz załączniki mogą być podpisywane przez osoby w nim wskazane.
7. W przypadku braku w odpisie z KRS, w odpisie z innego rejestru lub ewidencji, danych dotyczących statutowej działalności, należy przedłożyć aktualny statut podmiotu lub inny równoważny dokument (jeśli przepisy dotyczące podmiotu nie nakładają obowiązku posiadania statutu).
8. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
9. W przypadku składania więcej niż jednej oferty w konkursie do każdej należy dołączyć komplet załączników, o których mowa powyżej.
   VI. Termin, tryb i kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru ofert
   Wybór ofert zostanie dokonany w ciągu maksymalnie 40 dni od upływu terminu na ich składanie.
   Postępowanie konkursowe prowadzone będzie w oparciu o zasady i kryteria określone w rozdziale 6 Uchwały Nr XLIII/743/2021 Rady Miasta Gorzowa Wielkopolskiego z dnia 04 listopada 2021 r. w sprawie uchwalenia Programu Współpracy Miasta Gorzowa Wielkopolskiego z organizacjami pozarządowymi na rok 2022 (Dz. Urz. Woj. Lubuskiego z 2021 r., poz. 2245).
   Ocena formalna i merytoryczna dokonywana będzie na podstawie karty oceny ofert, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia.
   Oferty niespełniające wymogów formalnych będą mogły być uzupełnione w terminie siedmiu dni od dnia wezwania oferenta do uzupełnienia. Wezwanie będzie dostarczone pocztą elektroniczną na adres e-mail podany w ofercie.
   Uzupełnieniu podlegać będą wyłącznie następujące braki i uchybienia formalne:
   1) brak podpisu/ podpisów osoby/osób upoważnionych pod ofertą,
   2) brak lub niepoprawne pełnomocnictwo do składania oświadczenia woli w imieniu oferenta,
   3) brak wymaganych załączników do oferty, wskazanych w ogłoszeniu konkursowym,
   4) brak poświadczenia kopii dokumentów „za zgodność z oryginałem”.
10. Merytorycznej oceny dokona Komisja Konkursowa powołana przez Prezydenta Miasta Gorzowa Wielkopolskiego.
11. Maksymalna liczba punktów, jaką można w sumie uzyskać po dokonaniu oceny merytorycznej wynosi 23 punkty. Oferty, które uzyskają mniej niż 14 punktów nie będą rekomendowane przez Komisję Konkursową do dofinansowania. Oferty, które zdobędą największą liczbę punktów, zostaną zarekomendowane do dofinansowania w pierwszej kolejności, aż do wyczerpania środków finansowych przeznaczonych na realizację zadania.
12. Ocena Komisji wraz z propozycją wysokości dotacji zostanie przekazana Prezydentowi Miasta, który podejmie ostateczną decyzję. Od tej decyzji nie stosuje się trybu odwoławczego.
    VII. Informacja o zrealizowanych zadaniach tego samego rodzaju w 2019-2020 r. oraz wysokości dotacji przekazanej na ich realizację.
    W roku 2019 przekazano na realizację ww. zadania kwotę 70.000 zł.
    W roku 2020 przekazano na realizację ww. zadania kwotę 70.000 zł.
    W roku 2021 przekazano na realizację ww. zadania kwotę 70.000 zł.
    VIII. Postanowienia końcowe
    Wyłoniony podmiot będzie zobowiązany pod rygorem rozwiązania umowy do:
    1) zamieszczania we wszystkich drukach i materiałach reklamowych związanych z realizacją zadania logo Miasta oraz informacji o tym, że zadanie jest dotowane przez Miasto Gorzów Wielkopolski,
    2) dostarczenia na wezwanie właściwej komórki organizacyjnej Urzędu Miasta oryginałów dokumentów (faktur, rachunków) oraz dokumentacji, o której mowa wyżej, celem kontroli prawidłowości wydatkowania dotacji oraz kontroli prowadzenia właściwej dokumentacji z nią związaną,
    3) kontrola, o której mowa wyżej nie ogranicza praw Miasta do kontroli całości realizowanego zadania pod względem finansowym i merytorycznym.
13. Wyniki konkursu przedstawione będą na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Gorzowa Wielkopolskiego oraz opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Miasta.

https://bip.wrota.lubuskie.pl/umgorzow/268/7484/Ogloszenie_w_sprawie_otwartego_konkursu_ofert_dla_organizacji_pozarzadowych_na_realizacje_zadania_w_zakresie_dowozenia_uprawnionych_uczniow_niepelnosprawnych_zamieszkalych_na_terenie_miasta_Gorzowa_Wielkopolskiego_do_Osrodka_Rehabilitacyjno-Edukacyjno-Wychowawczego_przy_ul__Walczaka_1a_2C_celem_realizacji_obowiazku_szkolnego_i_obowiazku_nauki_w_2022_roku/