Każda zmiana, która zachodzi w stowarzyszeniu czy fundacji, powinna być w jakiś sposób udokumentowana, np. za pomocą protokołów, uchwał czy oświadczeń składanych przez właściwe osoby. Wiele z tych zmian musi być zgłoszonych do sądu rejestrowego (KRS). Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) to sąd rejestrowy, w którym stowarzyszenia i fundacje uzyskują (poprzez rejestrację) osobowość prawną. Do sądu tego należy też zgłaszać niektóre zmiany, które zaszły w organizacji. Ich zakres jest dość szeroki. Zmiany powinny być zgłaszane w ciągu 7 dni od daty wydarzenia, które powoduje konieczność zgłoszenia zmiany